Главная » Как правильно вести


Как правильно вести журнал входящих писем

Регистрация исходящих документов

При ведении делопроизводства необходимо знать действующие правила регистрации исходящей корреспонденции. Эти знания пригодятся при внесении основных сведений в регистрационный журнал исходящих документов, регистрационных карточек и т.д. Также вы можете ознакомиться с большим количеством нужной информации в ранее опубликованных материалах по: регистрации входящих документов. согласованию и регистрации приказов (приведен образец журнала регистрации приказов ).

Документы, которые были подписаны руководителем, принято регистрировать в службе делопроизводства, на небольших предприятиях этим занимается секретарь. При этом документы, созданные в подразделениях (бухгалтерия, отдел кадров, канцелярия и т.д.), могут являться исключением из правил, и быть зарегистрированы по месту их создания.

Важно помнить: документ регистрируется только после полного его завершения, которое фиксируется подписью уполномоченного лица. Это правило – важная часть процесса документооборота, поскольку при создании документа могут происходить правки, дополнения или вовсе исчезнуть необходимость в данном документе, при этом может возникнуть дисбаланс – запись в журнале есть, а сам документ отсутствует. Хотя, исходя из практики, существуют ситуации, при которых необходимо зарезервировать номер в журнале регистрации для документа, который еще только формируется, и уже после его подписания вносятся все необходимые данные.

Регистрация документов производится отдельными массивами, при этом начало отсчета порядкового номера начинается с наступления нового года для каждой группы отдельно. Самым популярным примером разделения является:

  • Исходящие письма делового характера (в случае большого количества входящей документации возможно разделение единого массива на несколько групп: переписка с филиалами, группы по отдельным территориям и т.д.)
  • приказы по основной деятельности ;
  • распоряжения по основной деятельности ;
  • приказы по личному составу (также возможно разделение по сроку хранения документов – о приеме, премировании, (75 лет), взыскания (5 лет) и т.д.);
  • докладные и служебные записки (при этом следует помнить, что переписка внутренняя не регистрируется совместно с внешней деловой перепиской);
  • другие виды групп – созданные по категориям, в зависимости от существующих на предприятии документов (например, существует практика отдельной регистрации накладных, актов, смет и т.д.).

На бланке письма. бланке заявления или ином документе, на котором указаны реквизиты, порядковый номер и дата регистрации проставляются рядом с реквизитами (смотрите образцы бланков).

Каждый последующий порядковый номер принято присваивать в рамках определенного массива, при этом дополнительным удобством может служить присвоение индекса по номенклатуре дел (например, 05-38/834, где 05 – номер подразделения, 38 – номер дела по номенклатуре подразделения, 834 – порядковый номер, присвоенный данному документу). Так же существует практика дополнения регистрационного номера буквами, указывающими на исполнителя (например, 23-11/3214НА, где НА – Николай Артемов), корреспондента и т.д.

Еще одно правило – регистрация документа происходит единожды: либо в день его подписания, либо утверждения.

В случае отправления одного письма сразу нескольким получателям порядковый номер исходящей корреспонденции будет один и тот же, а все адресаты указываются в письме столбиком, при этом слово копия не пишется (смотрите образцы написания адресатов ).

Если письмо необходимо направить более чем 4 получателям, то в таком случае их необходимо указать обобщенно (например, исполнительный комитет ), а ниже в скобках сделать ссылку на список (например, по списку адресатов ). Такой список составляется отдельно в необходимом количестве экземпляров (количество получателей, плюс один – для экземпляра, оставляемого на предприятии) по форме, утвержденной в инструкции по делопроизводству, либо в свободной форме.

Форма журнала регистрации исходящей документации

Журнал регистрации исходящей документации разрешено вести равно как на цифровых носителях, так и на бумажных. И все же наиболее удобным вариантом является электронная версия. При ведении журнала регистрации исходящих документов в текстовых редакторах (Word, Excel), можно облегчить себе работу, экономя время на заполнении информации и последующем поиске необходимых данных. Делать распечатку электронного журнала не обязательно, исключением могут быть только журналы регистрации с длительным сроком хранения. Например, приказы по трудовой деятельности личного состава (хранятся 75 лет), распоряжения по основной деятельности (срок хранения – постоянно).

Также не существует обязательной утвержденной формы ведения журнала, поэтому приведенный ниже пример может служить как образец регистрации.

Примерный образец заполнения журнала

Приведенная форма служит лишь образцом и может быть отредактирована исходя из индивидуальных потребностей организации.

В случае если на предприятии используется система электронного документооборота (СЭД). тогда регистрация всех документов будет проходить в электронном виде с применением СЭД.

С использованием образца журнала регистрации исходящих документов разрабатываются иные формы регистрации необходимых групп документов. А главные положения о порядке регистрации документов закрепляются в инструкции по делопроизводству.

Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции

Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции – это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения об исходящих документах. отправляемых корреспондентам из организации.

Правила заполнения журнала регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции

Прежде чем зарегистрировать документ в журнале, нужно предварительно его просмотреть на предмет правильности исполнения (оформления).

Наименование организации на бланке документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Под полным наименованием организации (в скобках) указывается сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации.

Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 1 (см. Приложение). Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02).

Регистрационный номер – цифровое или буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер документа – это порядковый номер документа в пределах календарного года и заносится в графу 2 (см. Приложение). Например, исх. №165.

Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату. Регистрация документа осуществляется в день его подписания или утверждения.

Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Ссылка на номер и дату поступившего документа используется преимущественно при оформлении писем-ответов и документов – отчетов, справок о выполнении поступивших поручений.

Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Наименование вида и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 3 (см. Приложение).

Адресат отмечается в журнале в графе 4: пишется кому и куда направляется документ. Это Ф.И.О. (если это имеется на документе) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно (если сокращение общеизвестное, чтобы можно было в дальнейшем понять, куда был направлен документ в случае, если возникнет необходимость в поиске документа по названию организации).

Заголовок документа – краткое содержание документа, который указывается вначале текса исходящего документа. К текстам писем небольшого объема (4-5 строк) заголовок можно не составлять. Заголовок или краткое содержание пишется в журнале в графе 5 (см. Приложение). Необходимо быстро оценить содержание документа или спросить у исполнителя, о чем документ.

В графе 6 указывается количество листов в документе. Если к документу имеется приложение, то количество листов в приложении проставляется через дробь. Например, 2/15. Листы документа и приложения должны быть полистно просчитаны и только после этого занесены в журнал. На документе с приложением в конце текста письма делается запись следующим образом: Приложение: на 15 л. в 1 экз. только в адрес. Если не хватает в документе или в приложении какого- либо листа, уточняется у исполнителя и возвращается на доработку.

В графе 7 проставляется количество экземпляров. В письмах, рассылаемых большому количеству адресов, исх. № документа будет один и тот же на всех экземплярах. В адресате перечисляются все адресаты и номера экземпляров. Например:
Директору ООО Ромашка И.И.Иванову – 1 экз.
Директору ЗАО «Ритм» И.А.Петрову – 2 экз.
Заместителю директора ОАО НПО «КАМАЗ» – 3 экз.
На каждом документе ставится исходящий номер документа и соответствующий экземпляр.

В графе 8 заносится Ф.И.О. и указывается структурное подразделение исполнителя документа.

В графе журнала 9 примечание можно указать, например, каким образом направлен документ (Почтой России, срочной экспресс-почтой, курьером или нарочным и т.п.). Можно отметить, если письмо направлялось заказным с уведомлением о вручении, когда было получено уведомление и число вручения корреспонденту. Полученное уведомление о вручении письма адресату, необходимо отдать исполнителю документа, чтобы тот подшил его в дело к копии отправленного письма.

Документы, предназначенные для пересылки по почте, вкладываются в конверт. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направленные разными структурными подразделениями в один адрес, допускается вкладывать в один конверт.

Регистрация исходящих документов

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Много полезной информации вы также сможете найти в опубликованных ранее материалах о регистрации входящих документов. о согласовании и регистрации приказов (приведен образец журнала регистрации приказов ).

Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Важно соблюдать следующее требование – регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации.

Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:

  • исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например, переписка с подведомственными организациями, по территориальному признаку и т.д.);
  • приказы по основной деятельности ;
  • распоряжения по основной деятельности ;
  • приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения еще подразделяют – о приеме, переводе, увольнении (75 лет), очередные отпуска (5 лет) и т.д.);
  • докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается совместно регистрировать с внешними деловыми письмами);
  • иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т.д.).

На бланке письма. бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов (смотрите образцы бланков).

Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер), а также допускается дополнять буквенными обозначениями по исполнителю (например, 11-05/1235АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту и др.

Следующее правило — однократность регистрации каждого письма в день утверждения или подписания документа.

Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же. Все получатели перечисляются в письме столбиком без указания слова «копия» (смотрите образцы написания адресатов ).

В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно (например, «военный комиссариат»), а ниже делается в скобках ссылка на список (например, «(по списку рассылки)»). Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров (всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации) в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству.

Форма журнала регистрации исходящих документов

Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях.

Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде (Word, Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности (хранят постоянно), приказов по личному составу (75 лет).


Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям).

Источники: http://delo-pro.ru/dokumentooborot/registraciya-isxodyashhix-dokumentov.html, http://naar.ru/blanks/jurnal_ishodyaschey_korrespondentsii/, http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/dokumentooborot/zurnal-registrasii-ishodyasih-dokumentov-obrazes.html

Комментариев пока нет!

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр внизу: код подтверждения

МЕНЮ

Избранные статьи

Как правильно рассчитать штатное расписание

Важность составления штатного расписания 14 октября 2013, просмотров: 5145, далее...

Правильно оформить безналичный расчет

Вы можете выбрать один из способов оплаты товара: Наличный расчет далее...

Как правильно пользоваться пудрой для лица видео

Как правильно наносить пудру на лицо и далее...

Правильно поставить строительные леса

Ушли в прошлое далее...

Феномен как правильно ставить ударение

Как запомнить правильное ударение в далее...

Как правильно поставить кровать в детской комнате

Куда лучше поставить детскую кроватку в однокомнатной квартире? Самое удобное далее...

Феномен как правильно ставить ударение

Как запомнить правильное ударение в далее...

Популярные статьи

Интересно

Правильно пишется пользуйтесь пользуетесь

Как правильно писать и пользоваться шпаргалками. Сейчас готовка шпаргалок перед экзаменом сводится к написанию запроса в гугле...


Как правильно вести бухгалтерию в садоводстве

Организация бухгалтерского учёта, налоги в СНТ, руководящие документы Порядок организации и ведения бухгалтерского учета в садоводческих объединениях отдельным нормативным документом не регулируется. Письмом Минфина России от 25...


Как правильно вести себя в гостях

Как вести себя в гостях? Все любят ходить на вечеринки, дни рождения или просто на дружеские чаепития, но...